NFOE Inc. (« NFOE », « nous », « notre ») reconnaît l’importance de protéger vos renseignements personnels

Notre Politique de confidentialité (la « Politique ») a pour but de vous expliquer comment nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels lorsque vous utilisez notre site Internet ou que vous retenez nos services.

Cette Politique ne s’applique pas aux sites Internet de tiers, incluant ceux auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui pourraient se trouver sur notre site Internet. Si vous consultez un site Internet de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques que nous vous invitons à consulter avant de soumettre vos renseignements personnels, le cas échéant.

Qu’est-ce qu’un « renseignement personnel » ?

L’expression « renseignement personnel » désigne tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Il pourrait s’agir de votre nom, adresse courriel, numéro de téléphone, date de naissance et informations financières.

Quant à vos coordonnées d’affaires, telles que votre titre, adresse courriel, adresse professionnelle ou numéro de téléphone, elles constituent un renseignement personnel à caractère public.

Quels renseignements personnels recueillons-nous ?

Dans le cadre de vos interactions avec nous, nous pouvons recueillir certains de vos renseignements personnels suivants :

• Vos coordonnées personnelles, telles que votre nom, adresse, courriel et numéro de téléphone ;
• Des renseignements relatifs à la facturation, tels que votre adresse de facturation ou vos informations bancaires ;
• Des renseignements relatifs au recrutement, tels que votre curriculum vitae

Dans tous les cas, nous nous efforçons de limiter la quantité de renseignements personnels que nous recueillons à ce qui est strictement nécessaire aux fins décrites dans la section « À quelles fins utilisons-nous vos renseignements personnels ?». Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de personnes mineures.

Recueillons-nous des renseignements par l’entremise de « cookies » ?

Lors de votre navigation sur notre site Internet, nous ne recueillons aucun renseignement par l’entremise de fichiers témoins et autres technologies de suivi (collectivement, des « cookies »).

Comment recueillons-nous vos renseignements personnels ?

Nous obtiendrons vos renseignements personnels directement auprès de vous avec votre consentement lorsque vous interagissez avec nous (par exemple, lorsque vous nous contactez pour obtenir des services ou répondez à une offre d’emploi).

Comment obtenons-nous votre consentement?

De manière générale, nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels qu’avec votre consentement. Dans certains cas toutefois, la loi prévoit que nous pouvons recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels sans votre consentement (par exemple, lorsque nous sommes tenus de communiquer vos renseignements en vertu d’une assignation ou d’une ordonnance d’un tribunal).

En communiquant avec nous et en nous fournissant volontairement vos renseignements personnels, vous consentez à la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels conformément à cette Politique. Si vous nous fournissez les renseignements personnels d’un tiers, vous déclarez détenir le consentement ou le pouvoir nécessaire pour nous permettre de recueillir, utiliser et communiquer ces renseignements conformément à cette Politique.

Sous réserve de certaines restrictions juridiques ou contractuelles, vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en nous contactant tel qu’indiqué dans la section « Comment nous joindre ? ».

À quelles fins utilisons-nous vos renseignements personnels ?

De manière générale, nous utilisons vos renseignements personnels aux fins suivantes :

• Vous fournir des services ;
• Créer, maintenir et améliorer nos relations d’affaires avec vous ;
• Recruter du personnel ;
• Veiller au respect de nos obligations légales et réglementaires ;
• Toute autre fin qui est autorisée par la loi ou à laquelle vous consentez.

Avec qui partageons-nous vos renseignements personnels ?

Vos renseignements personnels sont uniquement accessibles à nos employés, associés et mandataires dont les fonctions le requièrent. Nous pouvons également partager vos renseignements personnels avec des tiers lorsque la loi l’exige ou encore, avec des fournisseurs de services (par exemple, des fournisseurs de services d’hébergement infonuagique). Dans ce dernier cas, nous prenons les mesures nécessaires afin de protéger adéquatement vos renseignements personnels (par exemple, en adoptant des mesures contractuelles spécifiques et en limitant le partage de vos renseignements personnels).

Vos renseignements personnels sont-ils transférés à l’extérieur du Québec ?

Les renseignements personnels recueillis par NFOE sont hébergés sur des serveurs sécurisés pouvant être situés à l’extérieur du Québec, notamment ailleurs au Canada. Il est également possible que nous partagions vos renseignements personnels avec des partenaires d’affaires à l’extérieur du Québec (par exemple, des architectes) dans le cadre de la prestation de nos services. Lorsque vos renseignements personnels sont ainsi transférés hors du Québec, des engagements contractuels afin de protéger la confidentialité de ces informations sont mis en place.

Pendant combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels ?

Nous conservons vos renseignements personnels seulement pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la Politique et pour nous conformer à nos obligations légales, déontologiques et réglementaires. Après ce délai, vos renseignements personnels seront détruits de façon sécuritaire ou anonymisés.

Comment protégeons-nous la confidentialité de vos renseignements personnels ?

Les renseignements personnels que nous recueillons sont conservés de manière confidentielle conformément à la législation applicable. En outre, si vous choisissez de nous transmettre des renseignements personnels par courriel ou par le biais d’un formulaire disponible sur notre site Internet, nous utiliserons uniquement l'information requise pour répondre à votre message et permettre d’y donner suite, en nous assurant d’en préserver la confidentialité.

Nous prenons également des mesures organisationnelles, techniques et physiques raisonnables afin de protéger vos renseignements personnels contre leur perte, vol, accès, utilisation et communication non autorisés. Par exemple, nous veillons à restreindre l’accès à nos bureaux, à nos équipements informatiques et à nos réseaux infonuagiques, en plus de sensibiliser notre personnel à la sécurité et à la confidentialité des renseignements personnels auxquels ils ont accès.

Quels sont vos droits?

Vous disposez des droits suivants :

• Le droit à la protection de la confidentialité de vos renseignements personnels ;
• Le droit d’accéder et de faire rectifier vos renseignements personnels ;
• Le cas échéant, le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec nous de la manière indiquée dans la section « Comment nous joindre ? ».

Comment nous joindre?

Si vous souhaitez en savoir plus sur la protection de vos renseignements personnels ou souhaitez exercer vos droits, veuillez communiquer avec Victor Marques, notre Responsable de la protection des renseignements personnels, aux coordonnées suivantes:

• Adresse : 360, rue Saint-Jacques, Bureau 1500, Montréal, QC H2Y 1P5
• Courriel : protectionRP@nfoe.com

Comment mettons-nous à jour notre Politique?

Notre Politique peut être mise à jour de temps à autre, afin de refléter des changements législatifs ou opérationnels au sein de NFOE. Quoique des avis de mise à jour puissent être utilisés, l’affichage de la Politique révisée sera réputé constituer un avis suffisant. Le fait de continuer à utiliser notre site Internet ou nos services constitue une acceptation de votre part de cette Politique et de toute mise à jour.

La date de dernière mise à jour de la Politique est le 18 juin 2023.